專案管理: 專案人員必備排版 10 式_第 10 式_合併列印

最後就來到重頭戲，第十招就是集所有提升效率的關鍵招數，看是招數小，但卻是影響排版效率非常重要的關鍵。

【選擇性貼上】

首先是當我們從別的文件複製文字過來的時候，常常會帶有原本文件中的格式設定，而導致貼過來的時候還要花時間調整。這個時候可以運用選擇性貼上，將貼過來的文字直接套用現有檔案中的格式，不用再花時間去調整。

在新版本中，這樣的選擇性貼上變得更加符合人性，當貼上時旁邊會出現側欄選項，這時候就可以直接點選「上圖中的A」，不用進入功能表單中選擇。

當我們要設定文字相關格式時，只要反白文字之後，滑鼠在文字上按右鍵，或者是滑鼠移動到上方半透明窗格，就可以進行相關設定，不必再從上方的設定窗格中找尋。

需要打入「計算函數公式」時怎麼辦，直接點選「插入」後，點選右邊的「方程式」並選擇需要的城市，或者是點選「插入方程式」進行自己編輯，就可以製造出如同教科書般正式的公式。

但是依據我過去使用經驗，Word 2003版的方程式編輯器較符合撰寫公式的邏輯，在文字的顯示上也較為漂亮，所以這裡介紹要怎麼樣使用舊版的「方程式編輯器」：

1. 點選「插入」
2. 點「物件」
3. 選「物件」：展開設定窗格
4. 點選「建立新物件」
5. 選「方程式編輯器3.0」：就會出現如下圖的方程式編輯頁面。

如果我們要插入特別的符號該怎麼辦，只要點選「插入」+「其他符號」+更多，就可以選擇所需要的符號。

當我們在使用英文資料時常發現因為欄位或版面寬度的問題，有時候英文句子會像上圖左側一樣，空白的地方很多，看起來很凌亂，這個時候就可以運用「自動斷字功能」來進行設定，系統就會依據英文的斷字規則自行增加「-」符號，讓版面更加整齊，如上圖右側區塊。

有時候報告需要呈交給上級主管，而上級主管看完之後，指示必須修改之處，這時候可以透過「追蹤修訂功能」來讓系統自己記錄修改的地方。

這裡可以設定要顯示甚麼，如果要顯示已經修正完的部分，點選後只會顯示完稿部分，但也可以顯示「原稿：顯示標記」這時候在視窗右側就會顯示修改的部分。

主管在審閱的時候，可以針對每一點選擇「接受」或「不接受」，接受了就並去除標記，或者是拒絕的話則會回復到原稿的樣子。

也可以選擇要顯示的修訂項目，方便使用。

《非經許可不得轉載、不得用於商業用途，感謝您！》