專案人員在一開始學習排版時，最大的反彈點就是要花費大量時間進行排版，但實際上這只是代表你對於word非常地不熟。在進行排版前，先把相關設定做好，未來每一份文件都可以直接套用，就不用重頭來過，這樣才能最節省時間。所以專案人員必學排版技巧第3招就是樣式設定，請依以下步驟打開設定區塊：
- 點選左上角的「常用」
- 點選右方「樣式區塊」的右下角箭頭
- 此時會打開右側邊攔
- 點選下方的「新增樣式」
這裡就會展開設定區塊，首先先設定樣式名稱，例如可以打「產業分析報告_第1階層」或者是「產業分析報告_1」，除了文章段落標題可以這樣設定，一樣可以設定每一階層下的樣式設定，例如「產業分析報告_1 文字部分」。如果部門內文件只要統一套用一種樣式，就可以直接把「產業分析報告」拿掉，讓名稱單純化，變為「第1階層」或「1」。
再來勾選「自動更新」方塊，未來如果要對整個文件進行格式調整，就不用把文件重頭到尾一筆筆調整，只要進入樣式表單修改「文字」或「段落」設定，整份文件就會自動修改好。接下來點選左下角的「格式」來進行樣式調整。
可以設定的項目非常多，但初期非雜誌或期刊編輯人員，大多只需要設定「文字」與「段落」。這裡就可以設定想要的「中英文字型，字型大小、字形格式」等相關設定。同樣地，段落格式也可以一併調整。
Word 2007年版之後，操作視窗變得更加人性化，可以透過直接點選方式，套用相關設定，不用像過去還必須要一層層的點入設定格式，就像一種剝不完洋蔥，用到都淚流滿面。
當完成好樣式設定之後，操作方法就如同第2招，反白文字，點選樣式，就完成該段文字的樣式設定。從原本需要的繁瑣步驟，簡化到只要2下：
- 反白文字
- 點選樣式
《小秘訣》
如果要快速重覆上一動作，可以使用F4，電腦會自動偵測上一動作，然後直接套用在你想要的地方。例如剛剛對某段文字修改文字大小為18，此時反白另一段文字，再按F4，該段文字就會自動修改文字大小為18。
最後就是非常重要的部分，怎麼讓花了時間設定的格式套用到全電腦所有檔案，甚至是跨電腦使用。這裡就要運用「管理樣式」。打開管理樣式設定視窗之後，點選左下角的「匯入/匯出」。
在「匯入/匯出」設定視窗中會有兩欄，左側式此檔案目前用到的樣式，反白點選之後，把他轉到右側欄位。設定完成之後，未來這個電腦中所有Word檔案都可以使用剛剛所設定的樣式。跨電腦也一樣方式，將帶有樣式設定的檔案在新視窗開啟，重覆上述步驟，就可以將樣式帶到新電腦中。
《非經許可不得轉載、不得用於商業用途，感謝您！》
沒有留言:
張貼留言