2017年2月27日 星期一

專案管理: 專案人員必備排版 10 式_第 9 式_合併列印

要寄信給客戶時,你還在一筆筆製作地址條?或者是還在自己用手寫?



工具的發明就是讓人懶惰更有效率,所以這時候我們就可以善用Word的合併列印功能,幾個簡單的動作就可以把所有的地址條、名牌、桌牌、證書等資料一次完成,不用辛苦的一筆筆填入。


Word很貼心的內建教學,所以第一次使用請愛用「初學者合併列印引導教學」,請依以下步驟操作:
  1. 點選上方的「郵件」
  2. 點選「啟動合併列印」選項
  3. 選擇「逐步合併列印精靈」


還是不會?這裡一步步教你怎麼做「合併列印」。
  1. 做表格:
先將要列印出來的格式先拉好,所以先依據需要拉好表格。表格的大小與單頁數量依據需要設定,只要是表格形式就可以。
  1. 點選「表格中任何一處」:請注意需要點在最左上方的表格中
  2. 點「郵件」
  3. 點「選取收件者」
  4. 選「使用現有表單」:插入含有顧客資料的檔案,資料的插入檔案可有幾種格式可以選擇:
  • Excel (*.xls / *.xlsx)
  • Word (*.doc / *.docx)
  • Access (*.mdb / *.accdb)
備註:建議插入檔案使用Excel,使用與設定上較為直覺。


  1. 找到檔案在電腦中的位置並選擇。
  2. 選擇要使用的Sheet分頁。


要特別注意的是因為現在多數電腦都採用新版的Office格式,所以在使用上請先將「要插入的檔案先轉存成新格式」,然後再插入使用。
  1. 點「插入合併欄位」:系統會直接偵測Sheet分頁中的表格資料第一列,會將第一列每一欄的文字分別列在展開的清單中。
  2. 選擇要插入的欄位:例如點選姓名,則時候表格中就會出現「姓名」欄位。
10. 將相關欄位填入後進行排版:首先在左上角的第一個表格填入想要的欄位,然後複製貼上在每一個表格中。
接下來要開始設定程式碼,系統已經設定基本上會使用到的程式碼,直接套用就可以了。所以接下來進行第11點。


11. 在第一筆資料之後,也就是在第二格表格之後,該表格中所有插入欄位中的最左側,填入「Next Record」,這樣系統才會自動將每一筆資料匯入。


當每一格表格都填完之後,就可以進行資料轉錄的動作。


12. 按「完成與合併」
13. 選擇「編輯個別文件」
14. 選擇「全部」


這會輸出另外一個Word檔,內含已經轉錄完成的資料,然後快速檢查一遍是否程式碼有設定錯誤,或者是遺漏的東西,如果有任何問題,回到原本的檔案中修正之後再進行第12點到第14點。


《非經許可不得轉載、不得用於商業用途,感謝您!》

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