如同武功招式,每一絕招總是有一些小延伸,目錄部分也是,在製作目錄實在表目錄與表標題的製作會稍微不同。許多企業中的年度報告都會需要製作表或圖目錄,尤其是年度會計報告,表單是最重要的地方,所以製作表目錄就非常的重要。跟文章標題與目錄作法邏輯一樣,在製作表目錄之前必須先給予「表標題」設定,請依下列方式設定:
- 先將表格反白
- 點「參考資料」
- 點「插入標號」
這時候會出現對應的設定視窗,這裡的步驟會稍微多一點:
- 點選「新增標籤」
- 填入「表」然後按確定
- 點選「編號方式」展開設定視窗
- 勾選「章節編號」
- 選「選取項目之上」:記住表標題一定在表格的上方,記得第2招的教學,表格標題一定要貼齊表格最左側。
- 最後「填入表的名稱」,最後按確定。
這樣就設定好表的標題,這樣後面在製作表目錄時,相關資訊才會正確的被轉入表目錄中。
在「全文目錄」之後,插入表目錄,請按照以下步驟:
- 點選「參考資料」
- 點選「插入圖表目錄」
- 在設定窗格左下角的「標題標籤」下拉式選單中,選擇「表」
這樣的設定是為了避免跟全文目錄混再一起,把表目錄特別獨立出來,同樣的邏輯可以適用於任何「想要獨立出來的目錄」。
不同於全文目錄的自動更新功能,在「表目錄」與「表標題」部分要透過「相互參照」的設定,來實現自動更新,也就是當你更改了文章中的「表標題」,同樣的也會去修改「表目錄」中的顯示。尤其是在撰寫報告時,才會發生加入新的表格,但按照標號邏輯,表格的編號必須要按照表格在文章出現的順序,這時候就會需要一一修正,但是如果要按照上述步驟再做一次。
相信我,這時候你會覺得重新設定會比修正快很多,但「相互參照」可以避免這樣浪費時間與精力的事情發生,所以在一開始設定「表標題」時,就同時做這個動作。請參考以下步驟:
- 反白「參照點」:通常是標號,例如表1-1、表2-3等。
- 點「參考資料」
- 點「相互參照」
- 選「要設定的表標題」
- 選「標號及數字」
這樣就設定完成,就會如下圖顯示,在表1-1部分就有程式設定在那邊。不用擔心灰色網底,在列印時不會印出。
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