2017年2月17日 星期五

專案管理: 專案人員必備排版 10 式_第 6 式_內坎文件

今天要介紹的是「內坎文件」,這個技巧有什麼用處?

在進行期末報告或綜合型報告時,時常會把許多過去已完成的報告放置在一起。但是如果要把所有報告打散再重新編碼,就會非常浪費時間。因為大多數這些報告放置在最後的總報告,都只是為了留存紀錄。所以這時候運用「內坎文件」技巧將子報告直接移入總報告中,幾個步驟就可以省去重新排版的時間。請依以下步驟操作:

  1. 在預定插入文件的地方,點選游標之後,點「插入」
  2. 點右邊欄位的「物件」
  3. 點「檔案來源」
  4. 選擇要放入的檔案


除非特別設定,插入後的檔案會展開並顯示第一頁,如果只是要做為檔案紀錄位置,可以選擇「以圖示顯示」這個時候,檔案只會呈現如圖上右邊的圖標。此外,如果電腦的效能不夠的情況下,如果要插入檔案尺寸太大的檔案,可能會導致當機或文件崩潰的情況,所以這時候可以勾選「連結至檔案」。這樣的話會盡量減少文件的尺寸與負擔,並且如果有修改子檔案,在總報告中的插入檔也會同步修正。
這裡也可以直接將文件從資料夾中拖曳到檔案中,但這樣的方法要特別注意,所插入的檔案不會自動調整成頁面大小,這時候就需要花一點時間去調整插入文件的大小。建議採用前述的方式,雖然複雜點,但是可以避免電腦因為效能不夠而當機,除非你的電腦的配備可以使用繪圖軟體順暢,則可以直接採用這個方式,較為提升效率。拖移方式「內坎文件」會直接顯示圖標,如果需要展開顯示,則必須在檔案上按右鍵,進入設定窗格將「以圖示顯示」取消勾選。
為什麼要「內坎文件」,就如同上圖所列,在文件處理上比較符合人腦的思考邏輯與人體的操作習慣,簡而言之,就是較符合「人因工程學」。但要特別注意,「內坎文件」通常只會顯示第一頁,如果因為需要將整份文件都展開呈現在總報告中,只能另行處理。此外,Word 2003和2007是一個很大的分界,所以如果跨版本「內坎文件」,很容易造成文件損毀,檔案尺寸太大也要注意。但因為Word 2007年版使用新的程式語言撰寫,在同樣內容的情況下,檔案會比2003年版小90 %。
在調整「內坎文件」的大小時,常會發現裡面的文字會跑掉,這時候要進行以下設定:
  1. 在「內坎文件」上按右鍵
  2. 滑鼠選擇「文件格式」到「轉換」
  3. 選「啟用巨集的文件」
  4. 按確定之後,這時候就可以直接調整「內坎文件」的大小,文字也會等比例變更。

《非經許可不得轉載、不得用於商業用途,感謝您!》

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