專案管理: 專案人員必備排版 10 式_第 6 式_內坎文件

今天要介紹的是「內坎文件」，這個技巧有什麼用處？

在進行期末報告或綜合型報告時，時常會把許多過去已完成的報告放置在一起。但是如果要把所有報告打散再重新編碼，就會非常浪費時間。因為大多數這些報告放置在最後的總報告，都只是為了留存紀錄。所以這時候運用「內坎文件」技巧將子報告直接移入總報告中，幾個步驟就可以省去重新排版的時間。請依以下步驟操作：

1. 在預定插入文件的地方，點選游標之後，點「插入」
2. 點右邊欄位的「物件」
3. 點「檔案來源」
4. 選擇要放入的檔案

除非特別設定，插入後的檔案會展開並顯示第一頁，如果只是要做為檔案紀錄位置，可以選擇「以圖示顯示」這個時候，檔案只會呈現如圖上右邊的圖標。此外，如果電腦的效能不夠的情況下，如果要插入檔案尺寸太大的檔案，可能會導致當機或文件崩潰的情況，所以這時候可以勾選「連結至檔案」。這樣的話會盡量減少文件的尺寸與負擔，並且如果有修改子檔案，在總報告中的插入檔也會同步修正。

這裡也可以直接將文件從資料夾中拖曳到檔案中，但這樣的方法要特別注意，所插入的檔案不會自動調整成頁面大小，這時候就需要花一點時間去調整插入文件的大小。建議採用前述的方式，雖然複雜點，但是可以避免電腦因為效能不夠而當機，除非你的電腦的配備可以使用繪圖軟體順暢，則可以直接採用這個方式，較為提升效率。拖移方式「內坎文件」會直接顯示圖標，如果需要展開顯示，則必須在檔案上按右鍵，進入設定窗格將「以圖示顯示」取消勾選。

為什麼要「內坎文件」，就如同上圖所列，在文件處理上比較符合人腦的思考邏輯與人體的操作習慣，簡而言之，就是較符合「人因工程學」。但要特別注意，「內坎文件」通常只會顯示第一頁，如果因為需要將整份文件都展開呈現在總報告中，只能另行處理。此外，Word 2003和2007是一個很大的分界，所以如果跨版本「內坎文件」，很容易造成文件損毀，檔案尺寸太大也要注意。但因為Word 2007年版使用新的程式語言撰寫，在同樣內容的情況下，檔案會比2003年版小90 %。

在調整「內坎文件」的大小時，常會發現裡面的文字會跑掉，這時候要進行以下設定：

1. 在「內坎文件」上按右鍵
2. 滑鼠選擇「文件格式」到「轉換」
3. 選「啟用巨集的文件」
4. 按確定之後，這時候就可以直接調整「內坎文件」的大小，文字也會等比例變更。

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