標題階層是文件排版非常重要的關鍵，正確的階層編排能讓讀者易於閱讀。但常常許多專案人員在繳交報告時，只是將多個檔案合併在一起，完全忽略了標題編碼與階層的設定。如上圖所示，一般文件大多會進行到第三級或第四級標題，如果一開始就設定好標準值，在進行文件編排時，才不會自我混亂，最好是另外用一個檔案詳列各階層的數值。
一般文件第一級標題會用國字大寫「壹、貳、參、肆…」作為編號，通常內文的字型大小自為12號字，所以可以從第四級標題往上增加，所以18號字是最常用的設定值，以此類推。也可參考本文的設定值進行設定。另外，交給長官或老一輩的正式文件通常也普遍使用標楷體，而新生代或者時尚相關產業會喜歡簡樸的字型，所以可以使用「微軟正黑體」，不要再用萬年的「新細明體」，也不要設定一些特殊字型，這樣會讓版面看起來很亂，降低文件的專業性。
其次是圖表的標號也是一門學問，文件編排最重要的是標準化，所以在每個階層下的文字都不得超過標題的左側，例如第二級縮排1字元，在第二級下的所有文字、圖片、表格都必須縮排1字元。
在同階層下的表格字型與圖片大小也需要一致，此外表格的標題對其表格的最左側，圖片標誌置中於圖片。以上這是正式報告的基本原則，但如果是雜誌編排類編排則有另外的規定，請在參考本部落格其他文章。
常有人問我每次都要設定階層很浪費時間，有沒有更快的方式。當然有，這也是公司花錢購買軟體的用處。現在所有人都應該已經習慣word 2007年以後的軟體編排方式，所以這邊就word 2007進行介紹。設定階層請按照以下步驟：
- 反白「欲設定階層的文字」
- 點選左上角的「常用」
- 然後點選段落區段的「小箭頭」
此時就會點開相關設定，Word已經有預設階層設定，可以直接套用，如果不合用可以再自行設定，但要注意的是自行設定的話只有這個檔案可以使用，要適用於全檔案需要再另外設定，請參考第3招。
這邊介紹第2個方法，一樣反白文字之後，點選「檢視」，就會點開大綱模式區塊。這裡就可以直接套用範本。這個方法的好處是在編文章時，可以更快套用階層設定。
軟體的發明是為了增加效率，常有人在初期剛學時，反映為什麼這樣感覺反而很慢。主要是因為不熟悉，當熟悉之後編排效率會提升10倍以上，甚至在平常調整文章時，就可以直接套用設定，在最後繳交總報告時不用再做一次。
時間管理中有一個很重要的概念是「重覆事情不做第二次」，所以在一開始花時間先設定好，就會省去後面的時間。此外，這樣的設定還有一個好處，就是未來如果需要調整階層的設定，不用再重新掃過文件把所有標題再梳理一遍，直接進入階層設定更改數值，整篇文件套用這個階層都會一次改完。請參考第3招。
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