簡報快速完成 3 大關鍵：1. 結構化

最近在協助許多公司或新創事業進行簡報指導時，常發現許多經驗豐富的主管或老闆們，在簡報製作上常太過貪心，在單頁簡報中容納太多文字。甚至因為文字太多，反而讓字體太小，即使是印出的紙本，仍然難以閱讀。

簡報的重點是引導聽者快速了解簡報者要表達的內容，詳細的資訊可以放在附件或另外製作詳細的文字說明，在簡報中可以備註相關內容在文件中的頁碼或章節。

簡報的重點就是「簡」，越簡單呈現越好，基本的原則是「多焦點合一、整體圖像化」。

時常有人請教我，要怎樣才可以快速地將眾多文字精簡成圖像。簡報的課很多，每個老師都有自己的理論與教學特色，但原理與製作原則都大同小異。

雖然新時代簡報的趨勢朝向盡可能運用圖片，但是有時候材料只有文字怎麼辦？快速製作簡報的3大關鍵之一就是結構化。在簡報的結構化版面約有6大種，包括「2焦點」、「3焦點」、「4焦點」、「階層式」、「流程式」和「表個呈現」。只要掌握這幾種基本結構化版型，可以自行無限延伸出屬於自己的風格。

要讓簡報看起來更專業，就要用結構化簡報取代傳統的條列式簡報，讓版面看起來更加吸引人，並透過引導，讓聽者有「順序性」的了解講者要表達的內容。

這裡簡單以「階層式」做為案例，上述簡報版面最上層運用展覽場地的圖示，不僅增加版面視覺的豐富度，更重要的是讓聽者快速了解這張簡報在介紹展覽相關資訊。中間階層是展會相關資訊，其中包括3項要強調給聽者知道的元素：「展覽名稱與參加國家別」、「現場實際展出時可以接受採訪，增加曝光」和「買家分析」。最下面的階層是提供參加廠商的產品類別。

透過這張簡報，講者可以從上到下和從左到右，來依序引導所要表達的內容，並適時告知詳細資訊在報告書第幾頁，如果聽者有興趣可以再自行閱讀或提問。

這樣的簡報編排就可以最大化的將文字轉化為圖像，並提供關鍵的資訊在簡報上。

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